Betalingen en incasso
Leden betalen hun contributie met iDEAL of via automatische incasso (SEPA). Het geld komt rechtstreeks binnen via het eigen account van de club bij een erkende betaalprovider. ClubCore houdt bij wat er betaald is en wat nog openstaat.
Voor wie
- Penningmeester
- Verstuurt betaalverzoeken, plant incasso's, verwerkt betalingen die op een andere manier binnenkomen en houdt het overzicht van wat openstaat.
- Leden en ouders
- Betalen een factuur met iDEAL of geven bij de eerste betaling een machtiging af, zodat de contributie daarna automatisch wordt afgeschreven.
Zo werkt het
Stap 1: Account koppelen
De club koppelt het eigen account bij de betaalprovider aan ClubCore en kiest welke betaalmethoden leden mogen gebruiken.Stap 2: Betalen met iDEAL
Voor een factuur maak je een iDEAL-betaalverzoek. De status haalt ClubCore zelf op bij de betaalprovider, dus een betaling telt pas als die echt binnen is.Stap 3: Machtiging bij de eerste betaling
Wie automatisch wil betalen, geeft een machtiging af met een eerste iDEAL-betaling. ClubCore stuurt zelf geen rekeningnummers naar de betaalprovider.Stap 4: Incasseren
Daarna plan je de incasso voor een factuur op een datum die je kiest. Leden krijgen vooraf een aankondiging, standaard 14 dagen voor de afschrijving.
Als het anders loopt
Een mislukte incasso
Wordt een incasso gestorneerd, dan blijft de factuur gewoon openstaan. Met één knop incasseer je opnieuw. Opnieuw proberen gaat standaard niet automatisch.Een terugboeking
Laat een lid een afschrijving terugboeken, dan wordt die automatisch geboekt en staat de factuur weer open.Een overschrijving
Betaalt iemand per bank, dan registreer je de betaling zelf en verdeel je het bedrag over één of meer facturen. Deelbetalingen kunnen ook.Geld terugbetalen
Je betaalt een bedrag terug, bijvoorbeeld na een creditnota of een dubbele betaling. Altijd met een reden.Afboeken
Een bedrag dat niet meer binnenkomt, boek je af met een reden, bijvoorbeeld een besluit van het bestuur. Ook dat kun je terugdraaien.Iets klopt niet
Een controlelijst toont wat afwijkt, zoals een betaling die nog niet aan een factuur is toegewezen. Het overzicht laat zien hoeveel punten openstaan.
Wat je kunt instellen
- Welke betaalmethoden leden mogen gebruiken, standaard alleen iDEAL
- Of automatische incasso aan staat, standaard uit
- Het incassant-ID van de club, of dat van de betaalprovider
- Hoeveel dagen vooraf leden een aankondiging van de incasso krijgen
- Een vaste dag in de maand voor de incasso
- Of een mislukte incasso automatisch opnieuw wordt geprobeerd, hoe vaak en na hoeveel dagen
- Het maximumbedrag per incasso, standaard 1.000 euro
- Hoe lang een betaalverzoek geldig blijft
- Herinneringen na de vervaldatum, standaard na 7 en 21 dagen en standaard uit
Het overzicht van de penningmeester
- Totalen per seizoen: gefactureerd, betaald, openstaand, te laat, gecrediteerd en afgeboekt
- Openstaande bedragen naar ouderdom, van 0 tot 30 dagen tot meer dan 90 dagen
- Per lid of gezin een overzicht van facturen, betalingen en tegoeden
- Een btw-overzicht per tarief over een periode die je kiest
- Een lijst van facturen die in aanmerking komen voor een herinnering
- Exports van facturen, creditnota's, betalingen en boekingen als CSV
Wat nog niet kan
Echte betalingen in de pilot
Staat uit tot de club ze aanzet
In de pilot werkt alles in de testomgeving van de betaalprovider: er wordt geen echt geld overgemaakt. Echte betalingen gaan pas aan na een bewuste keuze van de club en ons beheer.
Herinneringen automatisch versturen
Wordt nog afgestemd
De penningmeester markeert nu zelf welke facturen een herinnering krijgen. Of dat ook vanzelf op het schema kan, stemmen we af met de pilotclubs.
Betalen vanuit het ledenportaal
Niet beschikbaar
Leden zien hun facturen nog niet in het ledenportaal en betalen dus ook niet vanuit het portaal.
Incasso zonder eerste iDEAL-betaling
Bewust niet
Een machtiging ontstaat alleen via een eerste iDEAL-betaling. Zo hoeft ClubCore geen rekeningnummers van leden door te sturen.
Veelgestelde vragen
Komt het geld bij ClubCore binnen?
Nee. De club heeft een eigen account bij de betaalprovider en is zelf de ontvanger. ClubCore komt niet aan het geld en houdt geen saldo aan.
Wat als een gezinsfactuur hoger is dan het maximum per incasso?
Standaard is het maximum 1.000 euro per incasso. Voor een hoger bedrag stuur je een iDEAL-betaalverzoek of verdeel je het over twee incasso's. Of een hoger maximum kan, hangt af van de afspraken van de club met de betaalprovider.
Wie stuurt de vooraankondiging van een incasso?
ClubCore stuurt die namens de club per e-mail, met het bedrag, de datum, het kenmerk van de machtiging en het incassant-ID. In de pilot staat het versturen van echte e-mail nog uit, net als de echte incasso.
Kan een afdeling apart innen?
Een club is één account bij de betaalprovider. Heeft een afdeling een eigen bankrekening en moet die apart innen, dan richten we die afdeling in als eigen club in ClubCore.
Wat zien leden als ze betalen?
Ze betalen op de betaalpagina van de betaalprovider. Een betaling telt pas als ClubCore de status zelf bij de betaalprovider heeft opgehaald.
Zien hoe het werkt voor jouw club?
Vraag een demo aan. We laten ClubCore zien met een fictieve club, online of op de club. Daarna beslis je of jullie verder willen.