Veelgestelde vragen
Antwoorden op wat clubs ons het vaakst vragen. Staat je vraag er niet bij, stel hem dan gerust bij een demo.
Algemeen en pilot
Wat is ClubCore?
ClubCore is software voor Nederlandse sportverenigingen. Het regelt de ledenadministratie, contributie en betalingen, teams en planning en de communicatie met leden. Iedere vrijwilliger logt in met een eigen account en ziet alleen wat bij de eigen taak hoort.
Voor welke clubs is ClubCore bedoeld?
ClubCore is in de eerste plaats gemaakt voor hockeyclubs, maar werkt ook voor andere sporten en voor omniverenigingen met meerdere afdelingen. Baanreservering en afhangen voor tennis en padel zitten er niet in.
Wat is er nu al klaar?
De beheeromgeving is klaar voor de pilot: ledenadministratie, contributie, facturen, betalingen, teams, planning, e-mail aan leden en de koppeling met de boekhouding. De clubwebsites zijn in ontwikkeling. De ledenapp komt daarna.
Wat houdt de pilot in?
Een pilotclub gebruikt ClubCore met de eigen vrijwilligers. Wij helpen bij het overzetten van de ledenlijst en passen het product aan op wat de club tegenkomt. Wat we van elkaar verwachten en wat het kost, spreken we vooraf af.
Gaat er tijdens de pilot echt geld of echte e-mail rond?
Niet zomaar. Echte betalingen en e-mail aan leden staan uit tot de club ze aanzet. Tot die tijd werk je in een oefenomgeving waarin betalingen nagebootst worden.
Leden
Kunnen ouders de gegevens van hun kinderen beheren?
Ja. Een ouder of voogd wordt aan het kind gekoppeld, ook als die ouder zelf geen lid is. Tot een leeftijd die de club instelt beheert de ouder of voogd de gegevens van het kind.
Kunnen leden hun eigen gegevens aanpassen?
Ja. In het ledenportaal zien leden en ouders hun gegevens en lidmaatschappen. Ze kunnen hun e-mailadres, telefoonnummer, adres en bankgegevens zelf bijwerken. Naam en geboortedatum wijzigt de ledenadministratie.
Kan een lid zich via ClubCore aanmelden of opzeggen?
Een lid kan in het ledenportaal een lidmaatschap aanvragen of opzeggen. Het bestuur keurt een aanmelding goed of zet die op de wachtlijst. Een aanmeldformulier op de clubwebsite is in ontwikkeling.
Kan één lid bij meerdere sporten of afdelingen spelen?
Ja. Een lid staat één keer in de administratie en kan meerdere lidmaatschappen hebben, bijvoorbeeld bij hockey en tennis binnen dezelfde club.
Wat gebeurt er met de gegevens van oud-leden?
Oud-leden kun je archiveren. Moeten gegevens echt weg, dan maakt de ledenadministratie de persoon onherkenbaar. Wat wettelijk bewaard moet blijven voor de boekhouding, blijft bewaard.
Contributie en betalingen
Hoe wordt de contributie berekend?
De penningmeester legt de regels één keer vast: tarieven per categorie en leeftijd, kortingen en hoe je rekent bij instromen halverwege het seizoen. ClubCore rekent daarna voor iedereen op dezelfde manier en bewaart bij elke berekening welke regels zijn gebruikt.
Kan ClubCore gezinskorting geven?
Ja. Je stelt zelf in vanaf hoeveel gezinsleden welke korting geldt. Ook korting voor leden die meerdere sporten doen kan.
Hoe betalen leden?
Met iDEAL vanuit de factuur, of via automatische incasso (SEPA). Het geld komt rechtstreeks binnen via een eigen account van de club bij een erkende betaalprovider.
Welke betaalprovider gebruikt ClubCore?
Dat bespreken we bij de kennismaking.
Wat als een incasso mislukt?
Storno's en mislukte incasso's worden automatisch verwerkt. De penningmeester ziet welke facturen weer openstaan en kan opnieuw laten incasseren of een betaallink sturen.
Kan een factuur nog worden aangepast?
Een verstuurde factuur wordt nooit stilletjes gewijzigd. Een correctie gaat altijd via een creditnota, zodat de administratie klopt.
Werkt ClubCore samen met ons boekhoudpakket?
Er is een directe koppeling met een boekhoudpakket, en voor andere boekhoudpakketten zijn er exports. Welk pakket jullie gebruiken, bespreken we bij de kennismaking.
Vrijwilligers en rollen
Hoe krijgt een vrijwilliger toegang?
Het bestuur nodigt de vrijwilliger uit per e-mail en kiest een rol. Een account aanmaken kan alleen met zo'n uitnodiging.
Wat ziet een coach of teammanager?
Alleen de spelers en het programma van de eigen teams. Geen andere teams, geen adressen en geen bankgegevens.
Kan één persoon meerdere rollen hebben?
Ja. Bij kleinere clubs doet een bestuurslid vaak ook de ledenadministratie of de planning. Die vrijwilliger krijgt dan meerdere rollen.
Wat als een vrijwilliger stopt?
Dan haal je de rol of het account weg en nodig je een opvolger uit. Het werk staat in ClubCore, niet in iemands eigen mailbox of Excel-bestand.
Kan een afdeling een eigen bestuur hebben?
Rechten voor één afdeling, zoals voor een afdelingsvoorzitter, zijn in ontwikkeling. Nu beheren het bestuur en de penningmeester de hele club.
Planning
Kan ik wekelijkse trainingen inplannen?
Ja. Je maakt een training één keer aan als wekelijkse reeks, met uitzonderingen zoals vakanties. Wedstrijden en clubactiviteiten plan je los.
Wat gebeurt er bij een dubbele boeking?
ClubCore geeft een waarschuwing of blokkeert de boeking. Per veld of baan stel je in wat er moet gebeuren.
Mag een trainer zelf een training afzeggen?
Ja, trainers en teammanagers kunnen trainingen van hun eigen teams afzeggen. Ook het bestuur en de planner kunnen dat.
Kunnen spelers en ouders het programma in hun telefoon zien?
Ja, via een agenda-link die ze toevoegen aan de agenda op hun telefoon. Wijzigingen komen er vanzelf in.
Privacy en veiligheid
Kunnen andere clubs onze gegevens zien?
Nee. Elke club is strikt gescheiden, in de software en in de database zelf. Bij elke wijziging aan ClubCore test een automatische controle of er niets lekt tussen clubs.
Hoe worden bankgegevens beschermd?
IBAN's worden versleuteld opgeslagen. Alleen wie daar de rechten voor heeft, kan ze inzien, en dat wordt vastgelegd. In lijsten staat het rekeningnummer niet en in een export alleen als iemand met die rechten er bewust voor kiest.
Hoe veilig is inloggen?
Penningmeesters en bestuurders loggen in met een tweede stap: een code uit een app op hun telefoon. Een sessie van de penningmeester stopt na 8 uur zonder activiteit en geen enkele sessie duurt langer dan 30 dagen.
Wie is verantwoordelijk voor de gegevens van de leden?
Het uitgangspunt is dat de club verantwoordelijk blijft voor de gegevens en dat ClubCore ze in opdracht van de club verwerkt. De afspraken daarover leggen we samen met de club vast.
Kan een trainer medische gegevens of noodnummers zien?
Medische gegevens staan standaard niet in ClubCore. Het noodnummer van een speler ziet een trainer alleen als die daar apart om vraagt, en dat wordt vastgelegd.
Wat als er iets misgaat met de gegevens?
ClubCore maakt elke dag een versleutelde back-up en we oefenen het terugzetten ervan. Elke beheerhandeling en export komt in een logboek dat achteraf niet kan worden aangepast.
Website
Hebben we een website van ClubCore nodig?
Nee. ClubCore werkt ook naast je huidige website. Je kunt later altijd nog kiezen voor een website van ClubCore.
Hoe werkt de clubwebsite van ClubCore?
De clubwebsites zijn in ontwikkeling. Je kiest een van drie ontwerpen in je eigen clubkleuren, op je eigen domein. Teams, programma en agenda komen uit de planning. Nieuws, pagina's en sponsors beheer je zelf.
Blijft onze e-mail werken als we de website verhuizen?
Ja. Bij het overzetten van je domein komen we niet aan je e-mail. Een stappenplan laat zien welke instelling je bij je domeinbeheerder verandert.
Staan er namen van leden op de website?
Standaard niet. Teams verschijnen zonder spelersnamen. Een contactpersoon of foto komt er alleen op met toestemming, en die toestemming wordt vastgelegd.
Overstappen
Hoe zetten we onze ledenlijst over?
Met een CSV-bestand, bijvoorbeeld uit Excel of uit je huidige pakket. Je koppelt de kolommen, doet een proefrun waarin niets wordt opgeslagen en zet de import pas door als alles klopt.
Herkent ClubCore dubbele leden?
Ja. De proefrun meldt mogelijke dubbelen op bondsnummer, op e-mailadres met geboortedatum en op naam met geboortedatum. Personen op hetzelfde adres krijgen een melding, zodat je gezinnen niet per ongeluk samenvoegt.
Kunnen we ook lidmaatschappen importeren?
Lidmaatschappen in één keer importeren is in ontwikkeling. Tot die tijd zetten we ze in de pilot samen met jullie over.
Kunnen we onze gegevens weer meenemen als we stoppen?
Ja. Je kunt je leden op elk moment exporteren als CSV-bestand. De gegevens blijven van de club.
Kosten
Wat kost ClubCore?
Er zijn drie pakketten: Start voor kleinere verenigingen, Club en Club met website, met extra toevoegingen naar keuze. De prijs hangt af van het pakket, de extra's en de grootte van de club; je krijgt een offerte met een vast bedrag per jaar. Pilotclubs krijgen een speciaal aanbod. Zie de pagina Pakketten.
Zijn er kosten voor betalingen?
Betalingen lopen via een eigen account van de club bij een erkende betaalprovider. Welke kosten die rekent voor iDEAL en incasso, bespreken we bij de kennismaking.
Zien hoe het werkt voor jouw club?
Vraag een demo aan. We laten ClubCore zien met een fictieve club, online of op de club. Daarna beslis je of jullie verder willen.