Ledengegevens horen veilig te zijn
Een club bewaart gegevens van leden, ouders en kinderen, en int contributie. Daar gaan we zorgvuldig mee om. Op deze pagina staat precies hoe.
- Elke club strikt gescheiden in de database
- Tweede inlogstap voor bestuur en penningmeesters
- Bankgegevens versleuteld opgeslagen
- Een logboek van elke beheerhandeling
Wie er bij kan
Toegang hoort bij een rol, niet bij een persoon. Standaard staat alles dicht.
- Iedere vrijwilliger heeft een eigen account; accounts worden nooit gedeeld.
- Een rol geeft alleen toegang tot wat bij die taak hoort. Een coach ziet de eigen spelers, geen bankgegevens.
- Het bestuur, penningmeesters en de beheerders van ClubCore loggen in met een code uit een app op hun telefoon.
- Een sessie van de penningmeester stopt na 8 uur zonder activiteit. Geen enkele sessie duurt langer dan 30 dagen.
- Het aantal inlogpogingen is begrensd, en e-mailadressen worden geverifieerd.
Elke club apart
Clubs delen het systeem, nooit elkaars gegevens.
- De scheiding zit in de software én in de database zelf. Ook bij een programmeerfout ziet de ene club niets van de andere.
- Bij elke wijziging aan ClubCore controleert een automatische test alle onderdelen op lekken tussen clubs.
Gevoelige gegevens
Wat er niet is, kan ook niet uitlekken.
- We bewaren alleen gegevens met een duidelijk doel. Medische gegevens staan er standaard niet in.
- IBAN's en de sleutels van betaalproviders worden versleuteld opgeslagen.
- Logbestanden bevatten geen namen, e-mailadressen of bankgegevens.
- Accounts van minderjarige leden worden beheerd door hun ouders of voogden.
Een logboek dat niet liegt
Je kunt altijd nagaan wie wat heeft gedaan.
- Elke beheerhandeling, export en inlog wordt vastgelegd, met wie en wanneer.
- Het logboek kan niet achteraf worden aangepast, ook niet door ons.
Het geld van de club
ClubCore komt niet aan het geld zelf.
- Betalingen en incasso's lopen via het eigen account van de club bij de betaalprovider. Het geld gaat rechtstreeks naar de club.
- De status van een betaling halen we altijd zelf op bij de betaalprovider in plaats van een bericht blind te vertrouwen.
- Echte betalingen staan uit tot de club ze zelf aanzet. Tot die tijd is alles een oefenomgeving.
Achter de schermen
De dingen die je niet ziet, maar die er wel toe doen.
- Alle verbindingen zijn versleuteld (https), en de browser mag alleen onze eigen scripts uitvoeren.
- Back-ups zijn versleuteld. We oefenen het terugzetten ervan, zodat we weten dat het werkt.
- Na elke bouwfase volgt een aparte review op beveiliging en privacy. Wat daaruit komt, lossen we eerst op.
- Gebruikte softwarebibliotheken worden bij elke wijziging gecontroleerd op bekende lekken.
Privacy en de AVG
Wie is verantwoordelijk
De club is verantwoordelijk voor de gegevens van haar leden. In de taal van de AVG is de club de verwerkingsverantwoordelijke en is ClubCore de verwerker: wij verwerken de gegevens in opdracht van de club. Daarvoor sluiten we met elke club een verwerkersovereenkomst.
Wat er in de verwerkersovereenkomst staat
In gewone taal leggen we daarin onder meer vast:
- dat we de gegevens alleen gebruiken om ClubCore voor de club te laten werken, en voor niets anders;
- hoe we de gegevens beveiligen, zoals op deze pagina beschreven;
- welke partijen we daarvoor inschakelen;
- dat we de club helpen als een lid of ouder om inzage, correctie of verwijdering vraagt;
- wat we doen als er iets misgaat met de gegevens;
- wat er met de gegevens gebeurt als de club stopt met ClubCore.
De precieze tekst stemmen we af met de club.
De gegevens blijven van de club
Je kunt je ledenlijst en financiële gegevens altijd exporteren. Stopt een club met ClubCore, dan krijgt ze een volledige export en verwijderen we de gegevens daarna volgens de afgesproken termijn.
Waar de gegevens staan
Alle gegevens worden gehost binnen de Europese Unie. Welke soorten partijen we inschakelen, staat hieronder bij partijen die we inschakelen.
De clubwebsite
Op een clubwebsite van ClubCore staan standaard geen ledengegevens. Teams verschijnen zonder spelersnamen, en een contactpersoon alleen met vastgelegde toestemming.
Bewaartermijnen
Dit is de voorlopige standaard zolang de club nog geen eigen termijnen heeft vastgesteld.
| Gegevens | Voorlopige standaard |
|---|---|
| Ledengegevens | Blijven bewaard tot de club ze verwijdert. Automatisch verwijderen na een termijn staat nog uit. |
| Een lid dat wordt verwijderd | De persoonsgegevens worden onherkenbaar gemaakt. Bedragen, factuurnummers en boekingen blijven staan. |
| Bankrekeningnummer | Blijft bewaard tot de persoon wordt verwijderd. Dan wordt het gewist. |
| Ingelezen ledenlijsten | De ingelezen regels worden gewist zodra de import is verwerkt of afgebroken. Een import die niet is afgerond, wordt na 7 dagen verwijderd. |
| Inhoud van verstuurde e-mails | Wordt na 90 dagen gewist. Wie wanneer welk soort bericht kreeg, blijft bewaard. |
| Technische logbestanden | 90 dagen, zonder namen, e-mailadressen of bankgegevens. |
| Back-ups | Versleuteld. Dagelijkse back-ups 14 dagen, wekelijkse 8 weken en maandelijkse 6 maanden. |
| Logboek van beheerhandelingen | Blijft bewaard. Hoe lang, stemmen we af met de club. |
Wat de club nog bepaalt
De club bepaalt, samen met een jurist, hoe lang ledengegevens, financiële gegevens en het logboek bewaard blijven. Ook hoe lang een bankrekeningnummer mag blijven staan nadat iemand geen lid meer is, en of gegevens na afloop van een termijn vanzelf worden verwijderd. Zodra die termijnen vaststaan, stelt de club ze per soort gegevens in.
Rechten van leden
Een lid, of een ouder namens een kind, kan de eigen gegevens inzien, laten verbeteren of laten verwijderen. Omdat de club verantwoordelijk is, loopt een verzoek via de club. ClubCore helpt de club daarbij.
Inzage
In het ledenportaal kan een lid zelf een bestand downloaden met alle eigen gegevens bij de club.
Correctie
E-mailadres, telefoonnummer, adres, noodcontact en bankrekening past een lid zelf aan in het ledenportaal. Naam en geboortedatum verandert de ledenadministratie van de club. Elke wijziging wordt vastgelegd.
Verwijdering
Op verzoek maakt de club de persoonsgegevens onherkenbaar. Financiële gegevens die de club wettelijk moet bewaren, zoals bedragen en factuurnummers, blijven staan.
Berichten
Een lid kiest zelf of het berichten zoals planningswijzigingen wil ontvangen, en kan zich met één klik afmelden. Facturen en herinneringen blijven wel komen.
Kinderen en ouders
- Tot een leeftijd die de club instelt, standaard 18 jaar, beheren ouders of voogden de gegevens van hun kind. Op die leeftijd stopt die toegang vanzelf. Er wordt dan niets verwijderd.
- Berichten over een minderjarig lid gaan naar de ouders of voogden, niet naar het kind. Is de geboortedatum onbekend, dan gaan we voorzichtig uit van een minderjarige.
- Een trainer ziet van een kind geen geboortedatum, adres of telefoonnummer. Alleen de naam, de leeftijdscategorie en dat het kind minderjarig is.
- Minderjarigen verschijnen nooit als contactpersoon op een clubwebsite.
Partijen die we inschakelen
De volledige lijst met subverwerkers, met welke gegevens ze krijgen en waar ze die verwerken, krijgt de club bij de verwerkersovereenkomst.
| Partij | Waarvoor | Status |
|---|---|---|
| Hosting binnen de EU | Het draaien van ClubCore en het opslaan van alle gegevens. | Binnen de EU. |
| Betaalprovider, via het eigen account van de club | iDEAL-betalingen en incasso's. We geven geen namen of bankrekeningnummers van leden door, alleen het factuurnummer, het bedrag en interne kenmerken. | Werkt in de testomgeving. Echte betalingen staan uit tot de club ze aanzet. |
| Europese e-mailprovider | Uitnodigingen, facturen, herinneringen en andere berichten van de club versturen. | Nog niet actief. Er wordt nog geen echte e-mail verstuurd. |
| Boekhoudpakket, alleen als de club de koppeling aanzet | Facturen en betalingen doorzetten naar de boekhouding van de club. | Getest met een proefadministratie, nog niet in gebruik. |
Als er iets misgaat met gegevens
Voor een datalek hebben we een vaste aanpak. Die laten we nog juridisch toetsen.
- We leggen vast wat er is gebeurd, wanneer en hoe het is ontdekt.
- We dichten het lek, bijvoorbeeld door sessies te beëindigen of een sleutel te vervangen.
- We gaan na welke gegevens en welke clubs het raakt. Daarbij kopiëren we zelf geen persoonsgegevens.
- We informeren de contactpersoon van de club.
- We herstellen wat beschadigd is, zo nodig uit een back-up, en controleren dat alles klopt.
- We ronden af met een verslag: wat er gebeurde, de oorzaak en wat we verbeteren.
Binnen welke termijn we de club informeren en wie een melding doet bij de Autoriteit Persoonsgegevens, stemmen we af met de club en leggen we vast in de verwerkersovereenkomst.
Een beveiligingsprobleem gevonden?
Mail het naar info@clubcore.nl met een korte beschrijving. We reageren binnen drie werkdagen en houden je op de hoogte van de oplossing. Gebruik geen gegevens van anderen om het probleem aan te tonen.
Zien hoe het werkt voor jouw club?
Vraag een demo aan. We laten ClubCore zien met een fictieve club, online of op de club. Daarna beslis je of jullie verder willen.