Overstappen naar ClubCore
Of je nu werkt met een Excel-bestand of met een ander pakket: overstappen begint met je ledenlijst. Je ziet altijd eerst wat er gaat gebeuren, voordat er iets wordt opgeslagen.
Wat de club aanlevert
Meer is het niet. Wat je niet hebt, vullen we samen in tijdens het inrichten.
Je ledenlijst
Als CSV-bestand, bijvoorbeeld opgeslagen vanuit Excel of geëxporteerd uit je huidige pakket. Eén regel per persoon.
Je lidmaatschapscategorieën
Welke soorten leden jullie hebben, zoals jeugd, senioren en recreanten, en de leeftijdsgrenzen die daarbij horen.
Je tarieven en kortingen
De contributie per categorie, plus kortingen voor gezinnen of meerdere sporten en hoe jullie rekenen als iemand halverwege instroomt.
Je seizoen
Wanneer het seizoen begint en eindigt, en welke datum telt voor de leeftijdscategorie.
Wie wat doet
De namen en e-mailadressen van de vrijwilligers die als eerste gaan werken met ClubCore, en welke taak ze hebben.
Zo werkt de import
Eerst een proefrun, dan pas echt. Tot je de import doorzet, verandert er niets aan je ledenbestand.
Bestand kiezen
Je laadt het CSV-bestand op. ClubCore herkent zelf of de kolommen met een komma of puntkomma zijn gescheiden.
Kolommen koppelen
Per kolom geef je aan wat erin staat: voornaam, geboortedatum, e-mailadres, adres, bondsnummer of IBAN. Kolommen die je niet nodig hebt, sla je over.
Proefrun
ClubCore controleert elke regel zonder iets op te slaan. Je ziet per regel of die nieuw is, een bestaand lid bijwerkt of wordt overgeslagen, en wat er mis is.
Verbeteren
Klopt er iets niet, zoals een ongeldige datum of IBAN, dan pas je je bestand of de koppeling aan en draai je de proefrun opnieuw.
Importeren
Pas als je tevreden bent, zet je de import definitief door. Je krijgt een verslag van wat er is aangemaakt, bijgewerkt en overgeslagen.
Wat de proefrun controleert
- Mogelijke dubbele leden, op bondsnummer, op e-mailadres met geboortedatum en op naam met geboortedatum
- Een melding als meerdere personen op hetzelfde adres wonen, zodat je gezinnen niet per ongeluk samenvoegt
- Ongeldige datums, geboortedatums in de toekomst en IBAN's die niet kloppen
- Cellen die eruitzien als een formule, zodat een export later niet in Excel iets onverwachts doet
Bankgegevens importeren kan alleen wie daar de rechten voor heeft, en altijd met de tweede inlogstap.
Wat nog niet mee kan
- Lidmaatschappen in één keer importeren is in ontwikkeling. Tot die tijd zetten we ze samen met jullie over.
- Koppelingen tussen ouders en kinderen gaan nog niet mee in de import. Die leggen we na de import vast.
Lidmaatschappen en tarieven overzetten
Je lidmaatschapscategorieën en leeftijdscategorieën leg je één keer vast per seizoen. Daarna stelt de penningmeester de contributie in met een stappenplan: één regelset voor de hele club, of een aparte per afdeling.
ClubCore begint met een standaardvoorstel voor kortingen en naar rato rekenen. Wat jullie anders doen, pas je aan. Een afwijking van het voorstel staat duidelijk in beeld.
Eerst narekenen
Voordat er echte facturen uitgaan, rekenen we samen een paar bekende voorbeelden van jullie club na. Komt het bedrag uit ClubCore overeen met wat jullie verwachten, dan weet je dat de regels goed staan.
Bij elke berekening bewaart ClubCore met welke regels het bedrag tot stand kwam.
Vrijwilligers uitnodigen
Een account bij ClubCore maak je alleen aan met een uitnodiging. Het bestuur nodigt een vrijwilliger uit per e-mail en kiest de rol. Na het inloggen ziet die vrijwilliger alleen het eigen werk.
Bestuursleden en penningmeesters loggen altijd in met een tweede stap: een code uit een app op hun telefoon.
Je oude website
Je kunt je huidige website gewoon houden. ClubCore werkt ook zonder clubwebsite.
Kies je later voor een website van ClubCore, die nu in ontwikkeling is, dan sturen we links naar pagina's van je oude site door naar de nieuwe. Zo blijven oude links werken. Teksten en foto's van de oude site zet je zelf over; ClubCore haalt ze niet automatisch van je oude site af.
Een realistische volgorde
Hoe lang elke stap duurt, hangt af van jullie club en van de tijd die vrijwilligers hebben. We plannen het samen.
Kennismaken
We kijken samen hoe jullie nu werken, waar de ledenlijst staat en wie wat doet.
De club inrichten
Seizoen, afdelingen, sporten, lidmaatschapscategorieën en leeftijdscategorieën.
Proefimport
We importeren je ledenlijst als proefrun en lossen de meldingen op.
Leden overzetten
De definitieve import, daarna de lidmaatschappen en de koppelingen tussen ouders en kinderen.
Contributie instellen
De penningmeester zet de tarieven en kortingen in ClubCore en rekent een paar bekende voorbeelden van jullie club na.
Vrijwilligers uitnodigen
Eerst het bestuur en de penningmeester, daarna trainers, teammanagers en planners.
Teams en planning
Teams per seizoen, velden of banen en de vaste trainingstijden.
Betalingen en e-mail aanzetten
Pas als alles klopt, zet de club echte betalingen en e-mail aan leden aan.
Vragen over overstappen
- Moeten we alles in één keer overzetten?
- Nee. Je kunt beginnen met de ledenadministratie en contributie, en teams en planning later toevoegen. Het oude systeem kun je naast ClubCore houden tot je zeker bent.
- Wat als ons Excel-bestand rommelig is?
- Dat komt vaak voor. De proefrun laat per regel zien wat er mis is, zonder iets op te slaan. Je verbetert het bestand en probeert het opnieuw, zo vaak als nodig.
- Hoe groot mag het bestand zijn?
- Tot 10.000 regels en 10 MB per bestand. Heb je meer, dan splits je het bestand op.
- Kunnen we een lijst later nog een keer importeren?
- Ja. Je kiest dan of bestaande leden worden bijgewerkt. ClubCore herkent bestaande leden en maakt ze niet dubbel aan.
- Wat gebeurt er met het bestand dat we opladen?
- De inhoud wordt versleuteld opgeslagen zolang de import loopt. Na het doorzetten of annuleren wordt die gewist. Een import die niet wordt afgerond, ruimt ClubCore na 7 dagen op.
- Kunnen we ook weer weg?
- Ja. Je kunt je leden op elk moment exporteren als CSV-bestand. De gegevens blijven van de club.
Staat je vraag er niet bij? Kijk bij de veelgestelde vragen.
Zien hoe het werkt voor jouw club?
Vraag een demo aan. We laten ClubCore zien met een fictieve club, online of op de club. Daarna beslis je of jullie verder willen.