Ledenadministratie
Wie er lid is, sinds wanneer, in welke categorie en wie de ouders zijn. ClubCore houdt het bij per seizoen, met de wachtlijst, opzeggingen en een geschiedenis van elke wijziging. Zo hoeft de volgende vrijwilliger niet opnieuw te beginnen.
Voor wie
- Bestuur en secretariaat
- Schrijft leden in en uit, keurt aanmeldingen goed en houdt de wachtlijst bij. In de pilot doet een beheerder dit werk; een aparte rol voor de ledenadministratie is in ontwikkeling.
- Penningmeester
- Ziet wie lid is en in welke categorie, want daar hangt de contributie aan. Bekijkt bankgegevens alleen na een tweede inlogstap.
- Trainer en teammanager
- Ziet alleen de spelers van de eigen teams, met naam en leeftijdscategorie. Geen adressen, geen geboortedatum en geen bankgegevens.
- Leden en ouders
- Bekijken en wijzigen hun eigen contactgegevens in het ledenportaal, en die van hun kinderen.
Zo werkt het
Stap 1: Iemand meldt zich aan
Een beheerder voert de aanmelding in, of een lid of ouder doet het zelf in het ledenportaal. Voor een categorie met een leeftijdsgrens is een geboortedatum nodig.Stap 2: Goedkeuren of op de wachtlijst
Is de categorie vol, dan meldt ClubCore dat en kun je de aanmelding op de wachtlijst zetten. De wachtlijst staat op volgorde van aanmelden, met ieders plek erbij.Stap 3: Lid in het seizoen
Het lidmaatschap loopt vanaf de ingangsdatum. ClubCore rekent zelf uit wie op een bepaalde dag lid is, ook als een lidmaatschap pas later ingaat.Stap 4: Opzeggen en beëindigen
Bij een opzegging stopt het lidmaatschap standaard aan het eind van het seizoen. De club kan ook kiezen voor direct stoppen, en een beheerder kan de einddatum aanpassen.
Je ledenlijst overzetten
Stap 1: Bestand uploaden
Upload je ledenlijst als CSV-bestand, bijvoorbeeld een export uit je huidige systeem of uit Excel.Stap 2: Kolommen koppelen
Je geeft aan welke kolom de voornaam is, welke de geboortedatum, enzovoort. Je kiest ook of bestaande leden worden bijgewerkt.Stap 3: Controle per regel
ClubCore laat per regel zien wat er gebeurt: nieuw, bijwerken of overslaan. Fouten, waarschuwingen en mogelijke dubbele personen staan erbij.Stap 4: Pas dan doorvoeren
Er verandert niets tot je de import bevestigt. Een import die je afbreekt, laat geen gegevens achter.
Wat je kunt instellen
- Sporten en afdelingen, zodat een omnivereniging alles onder één club houdt
- Seizoenen per sport, bijvoorbeeld hockey van september tot juni en tennis van april tot oktober
- Leeftijdscategorieën, met de peildatum die jullie club of bond gebruikt
- Lidmaatschapscategorieën, met een maximaal aantal plekken, goedkeuring vooraf en een wachtlijst
- Of een opzegging standaard aan het eind van het seizoen ingaat of direct
- Tot welke leeftijd ouders het account van hun kind beheren
Zorgvuldig met gegevens
- Geen foto's en geen medische gegevens in het ledenbestand
- Een noodcontact en geslacht zijn optioneel
- Bankgegevens worden versleuteld opgeslagen en standaard alleen met de laatste vier cijfers getoond
- Bij elke persoon staat wie welk veld wanneer heeft gewijzigd
- Mogelijke dubbele personen vind je terug, en twee records voeg je samen na een controle van wat er verhuist
- Een oud-lid archiveer je; wie gegevens verwijderd wil hebben, maak je onherkenbaar
- Een export kies je zelf per kolom, en elke export wordt vastgelegd
- Per persoon download je alle gegevens als één pakket, bijvoorbeeld bij een inzageverzoek
Wat nog niet kan
Automatisch doorschuiven van de wachtlijst
Wordt nog afgestemd
Komt er een plek vrij, dan zet een beheerder het volgende lid er zelf op. Of dat automatisch moet, bepalen we samen met de pilotclubs.
Opzegtermijnen uit statuten
Instelbaar door de beheerder
ClubCore rekent niet met een wettelijke of statutaire opzegtermijn. De beheerder vult zelf de juiste einddatum in.
Koppeling met de bond
Niet beschikbaar
We hebben geen openbare, officiële koppeling met de bond gevonden. Het bondsnummer van een lid leg je vast als gewoon veld.
Lid worden via de clubwebsite
In ontwikkeling
Een aanmeldformulier op de eigen website van de club, dat direct in de ledenadministratie binnenkomt, wordt gebouwd samen met de clubwebsites.
Veelgestelde vragen
Kan een ouder die zelf geen lid is de gegevens van een kind beheren?
Ja. Een ouder of voogd staat als eigen persoon in de administratie, ook zonder lidmaatschap, en is gekoppeld aan het kind. Een kind kan meerdere ouders hebben, en een ouder meerdere kinderen.
Wat gebeurt er als een kind volwassen wordt?
Vanaf de leeftijd die de club heeft ingesteld, standaard 18 jaar, beheert de ouder het account niet meer automatisch. Er wordt niets weggegooid: de koppeling blijft zichtbaar in de geschiedenis. Welke leeftijd juridisch het beste past, stemmen we nog af; de club kan hem zelf instellen.
Hoe verwijder ik iemand die geen lid meer is?
Een oud-lid archiveer je. Diegene verdwijnt uit de standaardlijsten, maar de geschiedenis blijft bestaan en je kunt het archiveren terugdraaien.
Wil iemand dat de gegevens echt verdwijnen, dan maak je de persoon onherkenbaar. Naam, adres, contactgegevens en bankgegevens worden dan definitief gewist. Facturen die al zijn verstuurd blijven bewaard, omdat de club die moet bewaren.
Wie kan de bankrekening van een lid zien?
Overal staan alleen de laatste vier cijfers. Het volledige rekeningnummer kan alleen het bestuur of de penningmeester opvragen, na een tweede inlogstap op de telefoon. Elke keer dat dat gebeurt, staat in het logboek.
Kan ik leden in meerdere sporten of teams tegelijk hebben?
Ja. Een persoon kan meerdere lidmaatschappen hebben, bijvoorbeeld hockey en padel. Alleen twee overlappende lidmaatschappen in dezelfde categorie kan niet.
Zien hoe het werkt voor jouw club?
Vraag een demo aan. We laten ClubCore zien met een fictieve club, online of op de club. Daarna beslis je of jullie verder willen.