Contributie en facturen
De penningmeester legt de tarieven en kortingen één keer per seizoen vast. ClubCore rekent daarmee de contributie uit, per lid en per gezin, en laat bij elk bedrag zien met welke regels het is berekend. Daarna worden er facturen van gemaakt.
Voor wie
- Penningmeester
- Stelt tarieven, kortingen en toeslagen in, maakt berekeningen en reikt facturen uit. Logt altijd in met een tweede stap op de telefoon.
- Bestuur
- Ziet geen tarieven en berekeningen, tenzij een bestuurslid ook de rol van penningmeester heeft. Zo blijft het geldwerk bij één rol.
Zo werkt het
Stap 1: Regels instellen
Een stappenplan helpt bij de eerste keer. Je kiest een startpunt, bijvoorbeeld de standaardopzet of een opzet per afdeling, en vult de tarieven per categorie en leeftijd in.Stap 2: Controleren en publiceren
ClubCore controleert of alles klopt, zoals ontbrekende categorieën. Na publiceren ligt de versie vast voor de periode waarvoor hij geldt en is hij niet meer te wijzigen.Stap 3: Berekenen met voorbeeld
Je kiest een lid en een periode en ziet eerst een voorbeeld: per persoon elke stap, met het bedrag voor en na. Pas als je op vastleggen drukt, wordt de berekening bewaard.Stap 4: Facturen maken
Van de berekeningen maak je conceptfacturen. Bij uitreiken krijgt de factuur een nummer zonder gaten en ligt hij vast. Een fout herstel je met een creditnota.
Wat je kunt instellen
Contributieregels
- Tarieven per lidmaatschapscategorie en leeftijdscategorie
- Naar rato rekenen per begonnen maand, per volledige maand, per dag of niet
- Een minimumbedrag, bijvoorbeeld voor administratiekosten
- Kortingen per regel, als percentage of vast bedrag
- Gezinskorting in staffels, bijvoorbeeld bij twee of drie gezinsleden
- Korting voor leden die meerdere sporten doen
- Toeslagen per lidmaatschap of per persoon, met of zonder korting
- De volgorde van naar rato en kortingen
- Eén set regels voor de hele club, of een eigen set per afdeling
Facturen
- Het formaat van factuur- en creditnotanummers, zoals F2026-000123
- De betaaltermijn, standaard 14 dagen
- De btw per soort regel, standaard 0 procent met de sportvrijstelling
- Wie betaalt: het lid zelf of bijvoorbeeld een ouder
- Wat er gebeurt bij een factuurperiode buiten het seizoen: waarschuwen of weigeren
- Welke redenen de club gebruikt om een bedrag af te boeken
Waarom je de bedragen kunt vertrouwen
- Bij elke berekening staat met welke versie van de regels hij is gemaakt
- Een opgeslagen berekening kun je later opnieuw doorrekenen ter controle
- Bedragen worden tot op de cent gerekend en per stap één keer afgerond
- Een gezinskorting wordt eerlijk over de regels verdeeld, zodat alles precies optelt
- Een uitgereikte factuur verandert nooit meer; correcties gaan via een creditnota
- Een handmatige korting of vrijstelling vraagt altijd om een reden
- Volgend seizoen kopieer je de regels en pas je alleen aan wat verandert
- Bij een tariefstijging zet je alle bedragen in één keer een percentage hoger
Wat nog niet kan
Echte facturen in de pilot
Eerst samen controleren
Voordat er een echte factuur de deur uit gaat, rekenen we voorbeelden van jullie eigen club door en controleren jullie de uitkomst. Tot die tijd zijn facturen oefenfacturen.
Goedkeuring door twee penningmeesters
Wordt nog afgestemd
Nu keurt één penningmeester een correctie of vrijstelling goed. Een tweede paar ogen als vaste stap is voorbereid, maar nog niet te kiezen.
Factuur als pdf
Niet beschikbaar
De factuurmail bevat de regels, het totaal en de vervaldatum, zonder pdf als bijlage.
Facturen in het ledenportaal
Niet beschikbaar
Leden zien hun facturen nog niet in het ledenportaal. De penningmeester heeft het overzicht per lid in de beheeromgeving.
Veelgestelde vragen
Wat is een gezin voor de gezinskorting?
ClubCore kijkt naar de koppelingen tussen ouders en kinderen in de ledenadministratie. Zo vallen broers en zussen met een gedeelde ouder onder hetzelfde gezin. Hoe ver dat reikt en tot welke leeftijd een kind meetelt, kan de club instellen.
Wat als iemand halverwege het seizoen lid wordt?
Dan rekent ClubCore naar rato, op de manier die de club heeft gekozen. Standaard telt elke begonnen maand mee: wie in februari begint bij een seizoen tot en met juni, betaalt vijf van de twaalf maanden.
Hoe zit het met btw op contributie?
Standaard staat de btw op 0 procent met de sportvrijstelling, gemarkeerd als voorstel. De btw wordt per factuurregel vastgelegd. Laat de juiste instelling bevestigen door jullie boekhouder of adviseur en sla hem dan zelf op.
Kan ik een factuur nog aanpassen nadat hij is uitgereikt?
Nee, en dat is bewust. Een uitgereikte factuur ligt vast. Je maakt een creditnota voor het hele bedrag of voor losse regels, en zo nodig een nieuwe factuur. Zo klopt de administratie altijd.
Wij zijn een omnivereniging. Kan elke afdeling eigen tarieven hebben?
Ja. Je kiest bij het instellen voor één set regels voor de hele club of voor een eigen set per afdeling. Bij een eigen set per afdeling werkt een gezinskorting alleen binnen die afdeling. ClubCore laat dat zien voordat je kiest.
Zien hoe het werkt voor jouw club?
Vraag een demo aan. We laten ClubCore zien met een fictieve club, online of op de club. Daarna beslis je of jullie verder willen.