Boekhouding
Facturen, creditnota's en betalingen staan al in ClubCore. De penningmeester hoeft ze dus niet nog eens in het boekhoudpakket te typen. Er is een directe koppeling met een boekhoudpakket, en exports voor andere boekhoudpakketten.
Voor wie
- Penningmeester
- Koppelt het boekhoudpakket, legt vast welke grootboekrekening en btw-code bij welke post hoort, en maakt exports.
- Boekhouder of kascommissie
- Krijgt de boekingen in het eigen pakket of als bestand, met dezelfde factuurnummers als in ClubCore.
De directe koppeling
Stap 1: Koppelen
De penningmeester verbindt de administratie van de club met ClubCore. Eén administratie hoort bij één club.Stap 2: Rekeningen toewijzen
Je geeft aan op welke grootboekrekening contributie, toeslagen, kortingen en betalingen komen, en welke btw-code erbij hoort. ClubCore gaat niet uit van een vast rekeningschema.Stap 3: Vanzelf doorsturen
Een uitgereikte factuur, een creditnota of een ontvangen betaling gaat daarna naar het pakket, met het eigen nummer uit ClubCore als kenmerk.Stap 4: Nooit dubbel
Voor elke boeking kijkt ClubCore eerst of hij er al staat. Een boeking komt zo nooit twee keer in de administratie, ook niet na een storing.
Exports voor andere boekhoudpakketten
- Een journaal met elke boeking: datum, factuurnummer, soort, grootboekrekening, btw-code en bedrag
- Uitgereikte facturen en creditnota's met hun regels en btw
- Een debiteurenlijst met een vaste code per betaler
- Een periode die je zelf kiest
- Bedragen in euro's en in centen, zodat er niets wegvalt bij het inlezen
- Bij elke regel staat of hij al eens eerder is geëxporteerd, zodat je dubbel inlezen ziet aankomen
- Posten zonder toegewezen rekening worden duidelijk gemarkeerd
- Alleen in de debiteurenlijst staan namen; adressen en rekeningnummers nooit
De export is een algemeen bestand, geen officieel formaat van een bepaald pakket. Dat staat ook bovenaan in het bestand. Je boekhouder richt het inlezen één keer in.
Wat nog niet kan
Koppeling met de echte administratie
Staat uit tot de club en ons beheer het aanzetten
In de pilot werkt de directe koppeling alleen met een proefadministratie. Zo kun je zien wat er gebeurt zonder dat er iets in de echte boekhouding komt.
Terugbetalingen, terugboekingen en afboekingen doorsturen
Wordt nog afgestemd
Die gaan nu niet via de directe koppeling, maar staan wel in het journaal van de export. Op het koppelingsscherm staat dat ook.
Directe koppeling met andere pakketten
Niet beschikbaar
Voor andere pakketten is er de export. Een directe koppeling bouwen we alleen als we die eerst goed kunnen testen.
Bankafschriften inlezen
Niet beschikbaar
Betalingen via de betaalprovider komen vanzelf binnen. Een overschrijving registreert de penningmeester zelf.
Veelgestelde vragen
Met welk boekhoudpakket werkt de directe koppeling?
Dat vertellen we je graag in een demo. Werkt jullie club met een ander pakket, dan gebruik je de export.
Moeten we ons rekeningschema aanpassen?
Nee. ClubCore neemt geen rekeningschema aan. Je wijst zelf de rekeningen en btw-codes van jullie eigen administratie toe.
Wat als een factuur al in de boekhouding staat?
Dan herkent ClubCore dat aan het factuurnummer en het bedrag, en wordt de factuur niet nog een keer geboekt. Bij de export zie je per regel of die al eerder is geëxporteerd.
Komen er persoonsgegevens in de export?
Zo weinig mogelijk. Het journaal en de facturen bevatten nummers, datums, codes en bedragen. Alleen de debiteurenlijst bevat de naam van de betaler, omdat een boeking een debiteur nodig heeft.
Zien hoe het werkt voor jouw club?
Vraag een demo aan. We laten ClubCore zien met een fictieve club, online of op de club. Daarna beslis je of jullie verder willen.