Communicatie
ClubCore stuurt e-mail namens de club: de factuur, een herinnering, de aankondiging van een incasso, een bevestiging van een aanmelding en een bericht als een training niet doorgaat. Met de naam van de club als afzender, en antwoorden komen bij de club terecht.
Voor wie
- Bestuur
- Bepaalt welke berichten de club verstuurt, met welke afzendernaam en welk antwoordadres, en ziet wat er is verstuurd.
- Penningmeester
- Ziet welke facturen, herinneringen en incasso-aankondigingen zijn verstuurd en of ze zijn aangekomen.
- Leden en ouders
- Krijgen de berichten die voor hen bedoeld zijn en kiezen in het ledenportaal welke berichten ze niet willen ontvangen.
Zo werkt het
Een factuur wordt uitgereikt
De betaler krijgt een mail met het factuurnummer, de regels, het totaal, de vervaldatum en de betaalinstructie van de club.De penningmeester markeert een herinnering
Het lid krijgt een betaalherinnering voor die factuur.Er staat een incasso gepland
Het lid krijgt vooraf een aankondiging met het bedrag, de datum en het kenmerk van de machtiging.Iemand meldt zich aan of wordt toegelaten
Het lid krijgt een bevestiging. Bij een kind gaat die naar de ouders.Een training wordt afgelast
Spelers van het team krijgen een bericht, en bij kinderen de ouders.Een test voor jezelf
Je stuurt een testbericht naar je eigen adres om te zien hoe een mail van de club eruitziet.
Wat je kunt instellen
- Per soort bericht: aan of uit
- De afzendernaam, standaard de naam van de club
- Het adres waar antwoorden naartoe gaan
- Een vaste tekst onder de factuurmail, bijvoorbeeld met betaalinstructies
- Tussen welke tijden er mail uitgaat, standaard van 08:00 tot 21:00
- Hoeveel mails er per uur en per dag uitgaan, standaard 200 per uur en 1.000 per dag
Netjes naar leden
- Elk bericht gaat maar één keer, ook als er onderweg iets misgaat
- Een kind krijgt nooit zelf mail: die gaat naar de ouders of voogden
- Afmelden kan met één klik onder elk bericht dat niet noodzakelijk is
- Facturen, herinneringen en incasso-aankondigingen blijven komen, want die zijn nodig
- Een adres dat niet bestaat, wordt niet opnieuw gemaild tot de club het heeft verbeterd
- Wie geen e-mailadres heeft, staat in de lijst, zodat je de gegevens kunt aanvullen
- De inhoud van verzonden berichten wordt na 90 dagen gewist
Wat nog niet kan
Echte e-mail in de pilot
Staat uit tot de club en ons beheer het aanzetten
In de pilot gaan berichten alleen naar testadressen. Echte mail aan leden gaat pas aan na een bewuste keuze van de club en ons beheer, via een Europese e-mailprovider.
Nieuwsbrief aan alle leden
In ontwikkeling
Mail aan alle leden tegelijk staat nu bewust dicht. Een nieuwsbrief vanuit de clubwebsite is ontworpen, alleen voor leden die zich ervoor hebben aangemeld.
Eigen afzenderdomein
Niet beschikbaar
Mail gaat uit vanaf een adres van ClubCore met de naam van de club als afzender. Mail vanaf het eigen domein van de club kan nog niet.
Sms en pushberichten
Niet beschikbaar
Berichten gaan alleen per e-mail. Pushberichten horen bij de ledenapp, die later komt.
Veelgestelde vragen
Van welk adres komt de mail?
De mail komt van een adres van ClubCore, met de naam van de club als afzender. Stelt de club een antwoordadres in, dan komen antwoorden daar terecht.
Kan een lid zich afmelden voor de factuurmail?
Nee. Facturen, betaalherinneringen en aankondigingen van een incasso zijn nodig om de administratie rond te krijgen. Onderaan die berichten staat dat er geen afmeldlink is en hoe je de club bereikt. Voor andere berichten kan een lid zich met één klik afmelden.
Wat als een mailadres niet meer werkt?
Dan stopt ClubCore met mailen naar dat adres en zie je in de lijst waarom. Na het verbeteren van het adres geef je het weer vrij.
Krijgen ouders van een team een bericht als de training niet doorgaat?
Als de club dat aanzet wel. Het staat standaard uit. Het bericht gaat naar de spelers van het team, en bij kinderen naar de ouders.
Zien hoe het werkt voor jouw club?
Vraag een demo aan. We laten ClubCore zien met een fictieve club, online of op de club. Daarna beslis je of jullie verder willen.