Naar de inhoud
ClubCore
Menu

Elke vrijwilliger een eigen account

Van penningmeester tot bardienst: iedereen logt in op dezelfde plek en ziet alleen wat bij de eigen taak hoort.

Hoe het werkt

De rollen

Per rol zie je wat er op het scherm staat, wat je ermee doet en wat je niet ziet. Rollen die nog in ontwikkeling zijn, komen in de loop van de pilot beschikbaar.

Bestuur

Beschikbaar

Op het scherm
Het overzicht met de activiteiten van deze week en snelle acties, zoals een nieuw lid toevoegen of een vrijwilliger uitnodigen.
Typische taken
  • Vrijwilligers uitnodigen en hun rol geven of weer intrekken
  • Leden inschrijven, een ledenlijst inlezen en exporteren
  • Teams, velden en de planning beheren
  • In het logboek nagaan wie wat heeft gewijzigd
  • Instellen welke berichten de club verstuurt
Ziet niet
Facturen, betalingen en incasso's. Dat is het werk van de penningmeester.

Penningmeester

Beschikbaar

Op het scherm
Financiën: wat openstaat, wat binnen is, welke incasso loopt en welke facturen te laat zijn.
Typische taken
  • De contributieregels per seizoen vastleggen en de contributie laten berekenen
  • Facturen versturen en een correctie maken met een creditnota
  • Betalingen en incasso's volgen
  • Herinneringen instellen voor facturen die openstaan
  • Gegevens klaarzetten voor het boekhoudpakket
Ziet niet
Teams en de planning. En niets van andere clubs.

Logt altijd in met de tweede inlogstap.

Ledenadministratie

In ontwikkeling

Op het scherm
De ledenlijst met lidmaatschappen, ouders en de geschiedenis van elke wijziging.
Typische taken
  • Leden inschrijven en uitschrijven
  • Aanmeldingen, de wachtlijst en opzeggingen verwerken
  • Een ledenlijst inlezen en dubbele leden samenvoegen
Ziet niet
Facturen en betalingen.

Als aparte rol in ontwikkeling. Tot die tijd doet het bestuur dit werk.

Wedstrijdsecretaris

Beschikbaar

Op het scherm
De planning per dag en per veld of baan, met een melding als iets dubbel geboekt is.
Typische taken
  • Trainingen en wedstrijden plannen, ook wekelijks herhalend met uitzonderingen
  • Teams samenstellen en trainers en teammanagers aan een team koppelen
  • Per veld of baan instellen of een dubbele boeking wordt gemeld of geblokkeerd
  • Agenda-links maken voor de teams
Ziet niet
Facturen, betalingen en bankgegevens.

Coach

Beschikbaar

Op het scherm
Mijn teams, ook op de telefoon: de eigen teams, de spelers en het programma.
Typische taken
  • De teamlijst bekijken met naam en leeftijdscategorie, en zien wie minderjarig is
  • Een training afzeggen of terugzetten, zolang die nog niet begonnen is
  • Het noodcontact van een speler opvragen als dat nodig is. Dat wordt vastgelegd
  • Een agenda-link maken voor de eigen teams
Ziet niet
Andere teams, en van spelers geen adres, telefoonnummer, e-mailadres, geboortedatum of bankgegevens.

Teammanager

Beschikbaar

Op het scherm
Mijn teams, net als de coach: de spelers en het programma van het eigen team.
Typische taken
  • De teamlijst en het programma van het eigen team bekijken
  • Het noodcontact van een speler opvragen als dat nodig is. Dat wordt vastgelegd
Ziet niet
Andere teams, contactgegevens van spelers en financiële gegevens.

Bardienst

In ontwikkeling

Op het scherm
Alleen de eigen diensten en het rooster van de kantine.
Typische taken
  • De eigen diensten bekijken
  • Zelf intekenen of een dienst ruilen
Ziet niet
Ledengegevens. Op de openbare website staan geen namen in het rooster.

Webredactie

In ontwikkeling

Op het scherm
De pagina's, het nieuws en de sponsors van de clubwebsite.
Typische taken
  • Nieuws, uitslagen en agenda-items plaatsen, ook gepland
  • Pagina's van de clubwebsite bijwerken
Ziet niet
De ledenadministratie.

Verder in ontwikkeling

  • Afdelingsvoorzitter. Bestuursrechten voor één afdeling van een omnivereniging.
  • Scheidsrechtercoördinator. Deelt scheidsrechters in voor de thuiswedstrijden.
  • Bardienstcoördinator. Maakt het kantinerooster en verdeelt de diensten.
  • Sponsorcommissie. Beheert sponsors en hun logo's op de website.

Iemand uitnodigen

Een account maak je alleen aan met een uitnodiging. Zonder uitnodiging kan niemand zich registreren.

  1. Het bestuur nodigt uit

    Het bestuur kiest Vrijwilliger uitnodigen en vult het e-mailadres en de rol in.

  2. De vrijwilliger krijgt een e-mail

    In de e-mail staat een persoonlijke link. Die is 7 dagen geldig. Is de link verlopen, dan stuurt het bestuur een nieuwe uitnodiging.

  3. Een account aanmaken

    De vrijwilliger maakt een account aan met hetzelfde e-mailadres en kiest een wachtwoord van minstens 12 tekens.

  4. Het e-mailadres bevestigen

    Via een link in een tweede e-mail bevestigt de vrijwilliger dat het e-mailadres klopt. Daarna is de uitnodiging geaccepteerd.

  5. De tweede inlogstap instellen, als de rol dat vraagt

    Een penningmeester of bestuurslid stelt eerst de tweede inlogstap in. Pas daarna kan die bij het werk.

Accounts en rollen

  • Eén account met meerdere rollen

    Is iemand coach, ouder én bestuurslid, dan staan die rollen samen op één account. Na het inloggen zie je alles wat bij je rollen hoort, en als ouder ook de gegevens van je kinderen.

  • Vrijwilligers zonder lidmaatschap

    Voor een rol hoef je geen lid te zijn. Een ouder die helpt, krijgt gewoon een eigen account. Coaches en teammanagers koppel je als persoon aan hun team, ook als ze geen lid zijn.

  • Een rol overdragen bij een nieuw seizoen

    Het bestuur nodigt de opvolger uit en trekt de oude rol in. Vanaf dat moment ziet de vorige vrijwilliger dat werk niet meer. Trainers en teammanagers haal je per team weg en zet je er nieuw bij. Een rol met een einddatum die vanzelf stopt aan het eind van het seizoen, is in ontwikkeling.

De tweede inlogstap

Een extra slot op de deur, voor wie bij het geld van de club kan.

Wat het is

Na je wachtwoord vraagt ClubCore om een code uit een app op je telefoon. Zo'n app heet een authenticator-app. De code verandert steeds. Iemand die je wachtwoord kent, komt er zonder jouw telefoon dus niet in.

Voor wie het verplicht is

Voor het bestuur, voor penningmeesters en voor de beheerders van ClubCore zelf. Zij kunnen de tweede inlogstap ook niet uitzetten. Voor andere rollen is het niet verplicht. Je kunt het wel zelf aanzetten.

Zo stel je het in

  1. Zet een authenticator-app op je telefoon.
  2. Open in ClubCore de beveiliging van je account en scan de vierkante code met de app.
  3. Typ de code die de app laat zien over in ClubCore.
  4. Bewaar de herstelcodes die je krijgt op een veilige plek, los van je telefoon.

Hulp bij inloggen

Wachtwoord vergeten

Kies Wachtwoord vergeten op de inlogpagina. Je krijgt een e-mail met een link die een uur geldig is. Nadat je een nieuw wachtwoord hebt gekozen, word je overal uitgelogd. Zo weet je zeker dat niemand anders nog binnen is.

Een nieuwe telefoon, of je telefoon kwijt

Log in met een van je herstelcodes in plaats van de code uit de app. Hoe je daarna je nieuwe telefoon koppelt, en wat je doet als je ook geen herstelcodes meer hebt, stemmen we af met de club. Neem in dat geval contact op via info@clubcore.nl.

Veelgestelde vragen

Kan een coach de adressen van spelers zien?

Nee. Een coach ziet de naam, de leeftijdscategorie en of een speler minderjarig is. Het noodcontact kan de coach alleen opvragen als dat nodig is, en dat wordt vastgelegd.

Wat gebeurt er als ik stop als vrijwilliger?

Het bestuur trekt je rol in. Daarna zie je alleen nog wat bij je andere rollen hoort, zoals je eigen gegevens als je lid of ouder bent.

Mogen we één account delen, bijvoorbeeld voor de bardienst?

Nee. Iedereen heeft een eigen account. Zo zie je in het logboek wie wat heeft gedaan, en haal je iemand er makkelijk weer uit.

Kan iemand van ClubCore in onze gegevens kijken?

Als een beheerder van ClubCore de gegevens van je club opent, staat dat in het logboek van de club. Dat kan niemand achteraf aanpassen.

Werkt het op mijn telefoon?

Ja. Je logt in via de browser op je telefoon. Mijn teams en Mijn gegevens zijn gemaakt om op een telefoon te gebruiken.

Zien hoe het werkt voor jouw club?

Vraag een demo aan. We laten ClubCore zien met een fictieve club, online of op de club. Daarna beslis je of jullie verder willen.

Demo aanvragenHoe overstappen werkt